Come reinventare le aree di lavoro per l’era ibrida

Come proiettare la propria azienda nel nuovo presente diventando innovativi e attrattivi

Gli spazi di lavoro ibridi di oggi stanno mettendo i remote worker e chi di persona su un piano di parità, sia che si tratti della sede centrale dell’azienda, a casa, in un ufficio satellite  o una lounge aeroportuale.

La giusta mentalità può consentire un accesso equo per tutti, un accesso equo a tutti garantirà maggior work-life balance, ovvero maggior efficienza e produttività.

Un luogo di lavoro può renderti migliore?

Può e lo farà.

Nel nuovo mondo del lavoro ibrido, i team e aziende di tutto il mondo possono collaborare intorno a lavagne virtuali, fare brainstorming in ambienti totalmente immersivi e lavorare insieme in modo produttivo come se fossero in ufficio.

Il passaggio al lavoro ibrido è in corso. Per molti è ancora un tabù o un nemico da combattere, per tanti è invece una realtà consolidata e guidata da nuovi strumenti e tecnologie che rendono le riunioni virtuali più facili e inclusive, oltre che permettere maggiore flessibilità nel gestire gli orari, a favore di modelli di lavoro più efficaci.

Molte persone vogliono tornare in ufficio quando possono, proprio come molti vogliono l’opzione di lavorare da casa almeno una parte del tempo, mentre altri potrebbero non voler mai tornare.

Lo spazio di lavoro del futuro dovrà ospitarli tutti

Pensate agli spazi basati sul team, ovunque si trovino i membri del tuo team.

Il passaggio al lavoro ibrido non significa che gli uffici scompariranno: i collaboratori vorranno e avranno ancora bisogno di uno spazio fisico per riunirsi, ma gli uffici del futuro si sposteranno da cubicoli e angoli a spazi di team collaborativi per poter rispondere alle esigenze dei lavoratori sia remoti che in presenza.

Le opzioni vanno dalle sale conferenze e sale più piccole con funzionalità audio e video avanzate per riunioni ibride a “Focus Zone” per una o due persone. All’interno di questi spazi, la tecnologia consente interazioni fluide e coinvolgenti tra lavoratori remoti e in ufficio.

Le riunioni di persona hanno funzionato per anni; durante la pandemia, Teams ha facilitato quelli completamente remoti. La sfida delle riunioni ibride è quella di creare uno spazio in cui sette persone, ad esempio, che chiamano da casa abbiano la stessa esperienza interattiva e accesso alle informazioni delle cinque persone in presenza. La partecipazione e la presenza devono esser postate sullo stesso piano consentendo a tutti di essere visti e ascoltati, mentre funzioni migliorate come “alzare le mani”, chattare e reazioni consentono ai lavoratori remoti di partecipare in modi più naturali ed espressivi.

Proprio come la dematerializzazione dei documenti ha creato modi più efficienti per annotare e collaborare e scambiare informazioni, i nuovi strumenti digitali offrono modi nuovi e più efficaci per condividere contenuti e informazioni durante il flusso di una riunione.  Per le riunioni ibride, le funzionalità avanzate di PowerPoint consentiranno ai partecipanti di vedere e interagire con i membri del pubblico remoto, mentre coloro che lavorano da casa avranno un migliore accesso a tali contenuti, grazie alle funzionalità che promuovono l’inclusività e l’interazione.

Il brainstorming per l’era digitale

Le lavagne sono state a lungo essenziali per il lavoro collaborativo, dalle note e dai concetti scarabocchiati sulle tavole fisiche stesse allo spitball al volo e alla costruzione sulle idee l’uno dell’altro che accadono intorno a loro. In passato, i lavoratori remoti spesso non potevano vedere le schede: o non c’era alcun video o il presentatore era in mezzo. Ora, sia chi in presenza che chi in remoto possono attingere alla stessa board digitale condivisa. Con Intelligent Capture, i partecipanti remoti possono vedere le immagini e il testo attraverso la persona che scrive alla lavagna e a differenza delle lavagne fisiche che possono essere cancellate, queste schede digitali possono essere salvate come artefatto virtuale che possono esser richiamate in futuro e rilavorate.

Semplifica la vita in ufficio con le app one-stop

Nell’ufficio del futuro, molti dei compiti più inutilmente onerosi saranno semplificati.

Strumenti come Microsoft Viva utilizzano l’apprendimento automatico e l’intelligenza artificiale per offrire a ciascun dipendente una raccolta curata di risorse di on-boarding, spiegazioni contestuali, esercitazioni e opzioni di apprendimento continuo di aziende di terze parti. Può anche sfruttare l’intelligenza artificiale per creare una vasta risorsa come una Wiki Aziendale, estratta da informazioni pertinenti da tutta l’organizzazione.

Le aziende intelligenti creeranno un concierge digitale che aumenta l’efficienza in modi grandi e piccoli.

Offri ai dipendenti risorse che favoriscono le connessioni

Una delle più grandi lamentele dell’era della pandemia è stata la perdita di un senso di coesione tra i colleghi, così come le scintille casuali di creatività che accadevano durante le chat casuali intorno alla macchinetta del caffè o in pausa pranzo. Come possiamo catturare la natura a ruota libera di questi incontri informali nel nuovo futuro ibrido? 

Questa perdita può essere enorme, sia in termini di salute mentale dei dipendenti che di mancanza di innovazione di un’azienda. Le chat room virtuali e i canali Teams consentono un maggior numero di questi incontri informali sia per i lavoratori interni che per i lavoratori remoti. Inoltre, le aziende possono promuovere un senso di appartenenza con strumenti di coinvolgimento come Viva Connections, che presenta a ciascun dipendente un assortimento personalizzato di gruppi di risorse, comunità e conversazioni a cui potrebbero voler prendere parte.

Sposta le aree di lavoro nel punto in cui si trovano le persone.

Piuttosto che tornare in un mega-ufficio, i lavoratori potrebbero trascorrere più tempo in luoghi di coworking più vicini a casa o in strutture satellitari costruite secondo un modello hub-and-spoke. Queste soluzioni attirano le persone in luoghi ricchi di talenti lontano dalla sede centrale dell’azienda e consentiranno una maggiore flessibilità di pianificazione e spostamenti più brevi per i lavoratori ibridi, nonché opportunità di lavoro collaborativo di persona per quei dipendenti che potrebbero lavorare da casa quasi tutto il tempo.

Un altro impatto positivo di un approccio hub-and-spoke: la capacità di “assumere da ogni parte”, espandendo il potenziale pool di talenti per le aziende che in passato avrebbero richiesto il trasferimento di nuovi assunti o la rinuncia ad aver in azienda talenti fondamentali.

I punti chiave per le aziende che desiderano progettare il loro: abilitare la collaborazione, pensare a spazi basati sul team e supportare i lavoratori a casa e in ufficio.